Un logiciel de gestion des stocks peut sembler simple au premier abord, mais il est en réalité beaucoup plus complexe, surtout si l'on considère la nature axée sur les données de l'entreprise d'aujourd'hui.
Les entreprises doivent prendre en compte deux facteurs principaux lors du choix d'un nouveau logiciel, qui s'appliquent également au choix d'un logiciel de gestion des stocks.
Les deux éléments clés sont la précision et, ce qui est relativement nouveau dans le domaine, la prévoyance. La précision a toujours été un facteur lors du suivi des transactions quotidiennes des entreprises. Et à mesure que les entreprises se développent et interagissent, cela devient encore plus important.
Le deuxième facteur, la prospective, découle des progrès de l’intelligence artificielle. Alors que même les commerçants propulsés par des roues de charrette ont eu leur propre version de la prospective en prédisant quels produits se vendront et quels produits ils devraient s'approvisionner.
Aujourd'hui, la même capacité est intégrée dans systèmes de gestion des stocks alimenté par les théories de l’entreposage ainsi que par l’apprentissage automatique.
S’il y a un objectif important que doit avoir tout logiciel de gestion, c’est bien limiter les erreurs. Les erreurs peuvent provenir de deux sources : une erreur humaine et des bogues logiciels. Ces deux situations peuvent être limitées mais ne peuvent pas être complètement évitées.
Minimiser l’erreur humaine peut se faire en limitant l’aspect humain de chaque transaction. Cela signifie obliger l’utilisateur à choisir entre le moins de choix possible. Cependant, cela ne devrait pas nuire à la flexibilité ou à la personnalisation du logiciel de gestion des stocks.
Et deuxièmement, les bugs logiciels font partie du développement logiciel et sont à prévoir, surtout lorsque le logiciel est suffisamment volumineux et emploie plusieurs équipes. Choisir des éditeurs de logiciels réputés comme partenaires vous permet, au moins, d'éviter les bugs critiques en testant et en mettant constamment à jour le logiciel de gestion des stocks.
Le choix d’un logiciel de gestion des stocks doit respecter le budget
Avec toutes les fonctionnalités brillantes que les éditeurs de logiciels présentent lorsqu'ils vous proposent une démo, il peut être facile de se perdre dans tout ce bruit. Lorsque vous avez défini un budget spécifique sur un système d'inventaire, il peut être préférable de s'y tenir. De cette façon, vous pouvez éliminer davantage les systèmes d’inventaire et rendre le choix beaucoup plus simple qu’il devrait l’être.
La modularisation est un modèle d'architecture logicielle qui permet le détachement de fonctionnalités spécifiques. La plupart des grands éditeurs de logiciels utilisent ce modèle pour permettre une flexibilité dans les produits qu'ils proposent.
Cette approche est particulièrement utile pour les consommateurs qui ne sont pas disposés à dépasser un certain prix. Certaines fonctionnalités en dehors du package par défaut sont considérées comme non essentielles, votre budget devrait donc suffire.
Cependant, il convient de noter que même les packages par défaut peuvent être encore plus allégés. Certains besoins en logiciels de gestion des stocks sont suffisamment simples pour fonctionner sur des systèmes simples.
Comprendre vos besoins en matière de logiciel de gestion des stocks
L'erreur la plus courante des débutants lors du choix d'un logiciel est de construire autour de celui-ci au lieu de choisir le logiciel adapté à un système déjà fonctionnel. Même si les systèmes logiciels modifieront naturellement votre façon de fonctionner, rien ne garantit que le système qui en résultera se révélera plus efficace. Les exigences logicielles doivent être fondées sur une observation du système actuel et sur la recherche des points faibles ou des aspects qui peuvent être améliorés.
Par exemple, vous pouvez choisir d'améliorer la précision du système d'inventaire en limitant les facteurs qui affectent la saisie des données comme les calculs manuels. Un autre exemple consiste à tenter de mettre à jour la façon dont la détérioration est surveillée en étiquetant méticuleusement les produits et en mettant en place des systèmes d'alerte au sein même du logiciel de gestion des stocks.
Découvrez comment suivre les articles dans le système de gestion des stocks
Le suivi des entrées d’inventaire est probablement le pain quotidien d’un logiciel de gestion des stocks. En tant que fonctionnalité essentielle de la plupart des systèmes, il est nécessaire de savoir exactement comment cela s'appliquera à votre propre opération.
La modernisation nous a permis d'utiliser de nombreux types de moyens différents pour permettre le suivi des stocks. C'est la raison pour laquelle il est essentiel de décider du type de méthode que vous souhaitez utiliser.
L'utilisation de codes-barres et de sérialisation est l'un des moyens les plus courants de suivre les stocks. Des systèmes plus avancés utilisent les étiquettes RFID, la mise en kit et le contrôle des lots.
En raison des nombreuses options différentes disponibles, vous pouvez en profiter en déterminant celle qui convient le mieux à vos propres besoins en matière d'inventaire. C'est la raison pour laquelle vous devez finaliser votre choix de méthode avant de parcourir le marché pour trouver le système de gestion des stocks de votre choix.
Il convient de noter que le suivi peut être considéré comme une fonctionnalité avancée. Certains magasins de petite et moyenne taille n'utilisent généralement pas le suivi, car sa valeur diminuera compte tenu de la petite quantité de stock à surveiller.
De plus, les prix des systèmes de gestion des stocks peuvent monter en flèche avec une telle fonctionnalité. En règle générale, il est préférable de s'appuyer sur un système dont l'efficacité a été prouvée plutôt que d'imposer des fonctionnalités au système.
Les systèmes avancés de gestion des stocks sont pilotés par le matériel pour accélérer les opérations et limiter la saisie manuelle. Les appareils tels que les scanners doivent faire partie de la conversation lors de la configuration de votre système de gestion des stocks.
Pour cette raison, vous devriez découvrir comment chacun de vos choix respecte les normes mondiales. Il existe de nombreux organismes spécialisés dans ce domaine.
Utilisateurs et accès au système de gestion des stocks
Dès que vous commencez votre recherche, il est important de savoir exactement combien d’utilisateurs vous aurez. Les prix des logiciels d'entreprise changent généralement en fonction du nombre de comptes d'utilisateurs qui seront disponibles pour leurs clients. Il convient de noter que les licences interdisent souvent strictement le partage de l'accès des utilisateurs.
Ces informations sont importantes pour obtenir un devis plus précis de la part de l'éditeur de logiciels avec lequel vous souhaitez travailler. Grâce à Internet, les systèmes de gestion des stocks peuvent être configurés pour être rendus accessibles sur plusieurs sites.
De cette façon, si vous avez plusieurs succursales pour votre entreprise, vous pouvez synchroniser les niveaux de stock. Ceci est également utile pour faire des prévisions pour l’ensemble de l’entreprise.