Il software di gestione dell'inventario può sembrare semplice a prima vista, ma in realtà è molto più complesso, soprattutto considerando la natura basata sui dati dell'azienda odierna.

Ci sono due fattori principali che le aziende dovrebbero considerare quando scelgono un nuovo software e si applicano anche alla scelta di un software di gestione dell'inventario.

Le due componenti chiave sono la precisione e, cosa relativamente nuova sulla scena, la lungimiranza. La precisione è sempre stata un fattore importante quando si tiene traccia delle transazioni quotidiane per le aziende. E man mano che le aziende crescono e interagiscono, questo diventa ancora più evidentemente importante.

Il secondo fattore, la lungimiranza, nasce dai progressi dell’intelligenza artificiale. Mentre anche i commercianti azionati da ruote di carro hanno avuto la loro versione di lungimiranza prevedendo quali prodotti venderanno e di quali dovrebbero fare scorta.

Oggi, la stessa capacità è incorporata sistemi di gestione dell'inventario alimentato dalle teorie del magazzino e dall’apprendimento automatico.

Se c’è un obiettivo importante che ogni software gestionale dovrebbe avere è quello di limitare gli errori. Gli errori possono derivare da due fonti: errore umano e bug del software. Entrambi possono essere limitati ma non evitati del tutto.

È possibile ridurre al minimo l’errore umano limitando l’aspetto umano di ciascuna transazione. Ciò significa costringere l'utente a scegliere tra il minor numero di scelte possibile. Tuttavia, ciò non dovrebbe andare a discapito della flessibilità o della personalizzazione del software di gestione dell'inventario.

In secondo luogo, i bug del software fanno parte dello sviluppo del software e sono prevedibili soprattutto quando il software è abbastanza grande e impiega più team. Scegliere società di software affidabili come partner ti consente, almeno, di evitare bug critici testando e aggiornando costantemente il software di gestione dell'inventario.

La scelta del software di gestione dell'inventario dovrebbe rientrare nel budget

Con tutte le brillanti funzionalità che le società di software presentano quando ti danno una demo, può essere facile perdersi in tutto il rumore. Una volta impostato un budget specifico per un sistema di inventario, potrebbe essere meglio attenersi ad esso. In questo modo potrai eliminare ulteriormente i sistemi di inventario in modo da rendere la scelta molto più semplice come dovrebbe essere.

La modularizzazione è un modello di architettura software che consente il distacco di funzionalità specifiche. La maggior parte delle principali società di software utilizza questo modello per consentire flessibilità nei prodotti che offrono.

Questo approccio è particolarmente utile per i consumatori che non sono disposti ad andare oltre un determinato prezzo. Alcune funzionalità esterne al pacchetto predefinito sono considerate non essenziali, quindi il tuo budget dovrebbe essere sufficiente.

Tuttavia, va notato che anche i pacchetti predefiniti possono essere ulteriormente ridotti. Alcune esigenze del software di gestione dell'inventario sono abbastanza semplici da funzionare su sistemi semplici.

Comprendi le tue esigenze relative al software di gestione dell'inventario

L'errore più comune da principianti quando si sceglie un software è costruire attorno ad esso invece di scegliere il software per adattarlo a un sistema già funzionante. Sebbene i sistemi software alterino naturalmente il modo in cui operi, non vi è alcuna garanzia che lo schema risultante si riveli più efficace. I requisiti software dovrebbero essere basati sull’osservazione del sistema attuale e sull’individuazione dei punti critici o degli aspetti che possono essere migliorati.

Ad esempio, potresti scegliere di migliorare la precisione del sistema di inventario limitando i fattori che influenzano l'immissione dei dati come i calcoli manuali. Un altro esempio è il tentativo di aggiornare il modo in cui il deterioramento viene monitorato etichettando meticolosamente i prodotti e impostando sistemi di allarme all’interno dello stesso software di gestione dell’inventario.

Scopri come tenere traccia degli articoli nel sistema di gestione dell'inventario

Il monitoraggio delle voci di inventario è probabilmente il pane quotidiano del software di gestione dell'inventario. Essendo una caratteristica fondamentale nella maggior parte dei sistemi, è necessario scoprire esattamente come si applicherà alla propria attività.

La modernizzazione ci ha consentito l'uso di molti modi diversi per consentire il monitoraggio dell'inventario. Questo è il motivo per cui è fondamentale decidere il tipo di metodo che si desidera utilizzare.

Alcuni dei modi più comuni per tenere traccia dell'inventario includono l'uso di codici a barre e serializzazione. Sistemi più avanzati utilizzano tag RFID, kitting e controllo dei lotti.

A causa delle numerose opzioni disponibili, puoi trarne vantaggio cercando di capire quale funziona meglio per le tue esigenze di inventario. Questo è il motivo per cui devi finalizzare la scelta del metodo prima di setacciare il mercato alla ricerca del sistema di gestione dell'inventario di tua scelta.

Va notato che il monitoraggio può essere considerato una funzionalità avanzata. Alcuni negozi di piccole e medie dimensioni normalmente non utilizzano l'uso del monitoraggio in quanto il valore di esso diminuirà considerando la piccola quantità di stock che deve essere monitorato.

Inoltre, i prezzi dei sistemi di gestione dell’inventario possono salire alle stelle con tale funzionalità. Come regola generale, sarà meglio affidarsi a un sistema che ha dimostrato di funzionare piuttosto che forzare le funzionalità del sistema.

I sistemi avanzati di gestione dell'inventario sono guidati dall'hardware per accelerare le operazioni e limitare l'input manuale. Dispositivi come gli scanner dovrebbero far parte della conversazione durante la configurazione del sistema di gestione dell'inventario.

Per questo motivo, dovresti scoprire in che modo ciascuna delle tue scelte segue gli standard globali. Ci sono molti enti specializzati in questo.

Utenti e accesso al sistema di gestione dell'inventario

Nel momento in cui inizi la ricerca, è importante sapere esattamente quanti utenti avrai. I prezzi dei software aziendali di solito cambiano a seconda del numero di account utente che saranno disponibili ai propri clienti. Va notato che le licenze spesso vietano severamente la condivisione dell'accesso degli utenti.

Queste informazioni sono importanti per ottenere un preventivo più accurato dalla società di software con cui desideri collaborare. Grazie a Internet, i sistemi di gestione dell'inventario possono essere impostati per essere resi accessibili da più sedi.

In questo modo, se hai più filiali per la tua attività, puoi sincronizzare i livelli delle scorte. Ciò è utile anche per fare previsioni per l'intera azienda.