قد تبدو برامج إدارة المخزون واضحة في البداية ولكنها في الواقع أكثر تعقيدًا بكثير خاصة بالنظر إلى الطبيعة المعتمدة على البيانات للمؤسسات اليوم.
هناك عاملان رئيسيان يجب على الشركات مراعاتهما عند اختيار برنامج جديد والذي ينطبق أيضًا على اختيار برنامج إدارة المخزون.
العنصران الرئيسيان هما الدقة والبصيرة، وهو أمر جديد نسبيًا على الساحة. لقد كانت الدقة دائمًا عاملاً مهمًا عند الاحتفاظ بسجل للمعاملات اليومية للشركات. ومع نمو الشركات وتفاعلها، يصبح هذا الأمر أكثر أهمية بشكل واضح.
أما العامل الثاني، وهو البصيرة، فينبع من التقدم في مجال الذكاء الاصطناعي. في حين أن حتى المتداولين الذين يستخدمون عجلات العربة لديهم نسختهم الخاصة من البصيرة من خلال التنبؤ بالمنتجات التي سيتم بيعها والمنتجات التي يجب عليهم تخزينها.
اليوم، تم تضمين نفس القدرة في أنظمة إدارة المخزون مدعومة بنظريات التخزين وكذلك التعلم الآلي.
إذا كان هناك هدف واحد مهم يجب أن يحققه أي برنامج إدارة، فهو الحد من الأخطاء. قد تنبع الأخطاء من مصدرين، خطأ بشري وأخطاء برمجية. يمكن الحد من أي منهما ولكن لا يمكن تجنبه تمامًا.
يمكن تقليل الخطأ البشري عن طريق الحد من الجانب البشري في كل معاملة. وهذا يعني إجبار المستخدم على الاختيار بين أقل عدد ممكن من الخيارات. ومع ذلك، لا ينبغي أن يكون هذا ضارًا بمرونة برنامج إدارة المخزون أو قابليته للتخصيص.
وثانيًا، تعد الأخطاء البرمجية جزءًا من تطوير البرامج وهي متوقعة خاصة عندما يكون البرنامج كبيرًا بدرجة كافية ويستخدم فرقًا متعددة. يتيح لك اختيار شركات البرمجيات ذات السمعة الطيبة كشركاء، على الأقل، تجنب الأخطاء الحرجة من خلال اختبار برنامج إدارة المخزون وتحديثه باستمرار.
مع كل الميزات الرائعة التي تقدمها شركات البرمجيات عندما تقدم لك عرضًا توضيحيًا، قد يكون من السهل أن تضيع وسط كل هذه الضوضاء. عندما تقوم بتعيين ميزانية محددة لنظام المخزون، قد يكون من الأفضل الالتزام بها. بهذه الطريقة، يمكنك مسح أنظمة المخزون بشكل أكبر حتى تتمكن من جعل الاختيار أكثر بساطة كما ينبغي.
Modularization هو نمط من هندسة البرمجيات يسمح بفصل ميزات محددة. تستخدم معظم شركات البرمجيات الكبرى هذا النمط للسماح بالمرونة في المنتجات التي تقدمها.
يعد هذا النهج مفيدًا بشكل خاص للمستهلكين الذين لا يرغبون في تجاوز نقطة السعر. بعض الميزات خارج الحزمة الافتراضية تعتبر غير ضرورية، وبالتالي فإن ميزانيتك ستكون كافية.
ومع ذلك، تجدر الإشارة إلى أنه حتى الحزم الافتراضية يمكن أن يتم إضعافها بشكل أكبر. بعض احتياجات برامج إدارة المخزون بسيطة بما يكفي للعمل على الأنظمة الأساسية.
الخطأ الأكثر شيوعًا عند اختيار البرنامج هو البناء حوله بدلاً من اختيار البرنامج ليناسب نظامًا يعمل بالفعل. في حين أن أنظمة البرمجيات ستغير بشكل طبيعي الطريقة التي تعمل بها، فليس هناك ما يضمن أن المخطط الناتج سيكون أكثر فعالية. ينبغي أن تبنى متطلبات البرمجيات على مراقبة النظام الحالي وإيجاد نقاط الضعف أو الجوانب التي يمكن تحسينها.
على سبيل المثال، يمكنك اختيار تحسين دقة نظام المخزون عن طريق الحد من العوامل التي تؤثر على إدخال البيانات مثل الحسابات اليدوية. مثال آخر هو محاولة تحديث الطريقة التي تتم بها مراقبة التلف من خلال وضع علامات دقيقة على المنتجات وإعداد أنظمة تنبيه داخل برنامج إدارة المخزون نفسه.
من المحتمل أن يكون تتبع إدخالات المخزون هو الخبز والزبدة لبرنامج إدارة المخزون. باعتبارها ميزة أساسية في معظم الأنظمة، من الضروري معرفة كيفية تطبيق ذلك بالضبط على العملية الخاصة بك.
لقد سمح لنا التحديث باستخدام العديد من الطرق المختلفة لتمكين تتبع المخزون. هذا هو السبب وراء أهمية تحديد نوع الطريقة التي ترغب في استخدامها.
تتضمن بعض الطرق الأكثر شيوعًا لتتبع المخزون استخدام الرموز الشريطية والتسلسل. تستخدم الأنظمة الأكثر تقدمًا علامات RFID والتجهيز والتحكم في الدفعة.
نظرًا لوجود العديد من الخيارات المختلفة المتاحة، يمكنك الاستفادة من ذلك من خلال معرفة الخيار الأفضل الذي يناسب احتياجات المخزون الخاصة بك. هذا هو السبب وراء ضرورة الانتهاء من اختيارك للطريقة قبل البحث في السوق عن نظام إدارة المخزون الذي تختاره.
وتجدر الإشارة إلى أن التتبع يمكن اعتباره ميزة متقدمة. لا تستخدم بعض المتاجر الصغيرة والمتوسطة الحجم عادةً استخدام التتبع لأن قيمة ذلك سوف تتضاءل بالنظر إلى الكمية الصغيرة من المخزون الذي يحتاج إلى المراقبة.
علاوة على ذلك، يمكن أن ترتفع أسعار أنظمة إدارة المخزون بشكل كبير مع هذه الميزة. كقاعدة عامة، سيكون من الأفضل الاعتماد على نظام أثبت نجاحه بدلاً من فرض الميزات على النظام.
أنظمة إدارة المخزون المتقدمة عبارة عن أجهزة مدفوعة لتسريع العمليات والحد من الإدخال اليدوي. يجب أن تكون الأجهزة مثل الماسحات الضوئية جزءًا من المحادثة عند إعداد نظام إدارة المخزون لديك.
ولهذا السبب، يجب عليك معرفة كيفية اتباع كل خيار من اختياراتك للمعايير العالمية. هناك العديد من الهيئات المتخصصة في مثل هذا.
في اللحظة التي تبدأ فيها البحث، من المهم أن تعرف بالضبط عدد المستخدمين لديك. عادةً ما تتغير أسعار برامج المؤسسات اعتمادًا على عدد حسابات المستخدمين المتوفرة لعملائها. تجدر الإشارة إلى أن التراخيص غالبًا ما تحظر بشكل صارم مشاركة وصول المستخدم.
تعتبر هذه المعلومات مهمة للحصول على عرض أسعار أكثر دقة من شركة البرمجيات التي ترغب في العمل معها. بفضل الإنترنت، يمكن إعداد أنظمة إدارة المخزون بحيث يمكن الوصول إليها عبر مواقع متعددة.
بهذه الطريقة، إذا كان لديك فروع متعددة لشركتك، يمكنك مزامنة مستويات المخزون. وهذا مفيد أيضًا في وضع توقعات للأعمال بأكملها.
